Pakket verpakken

Hoe stevig moet het verpakkingsmateriaal zijn?

Dat hangt vooral af van wat je gaat verpakken. Wat is het gewicht van de inhoud? Is de inhoud breekbaar? Is de verpakking stapelbaar of niet? Deze vragen moet je jezelf afvragen om de nodige stevigheid van de verpakking te bepalen. Gaat het om een lichte inhoud dan is bijvoorbeeld één-laags golfkarton voldoende. Wil je een zwaarder product verzenden, gebruik dan bijvoorbeeld dubbel golfkarton. Als je kiest voor een stapelbare verzending (stackable), gebruik dan zeker karton dat genoeg draagkracht heeft.

De grootte van de inhoud van groots belang

Het formaat van een geschikte doos of verpakking hangt af van de grootte van de inhoud. Kies je een te grote doos dan zal de inhoud gaan schuiven in de verpakking, met kans op beschadigingen. Ook kan door de vele ruimte het pakket volledig indeuken waardoor de opgegeven afmetingen niet meer kloppen bij de vervoerder, met extra toeslagen als gevolg. Kies je een te kleine doos, dan krijgt de inhoud onnodige schokken en biedt de verpakking geen goede bescherming voor de inhoud.

Weet wat je verzendt

Wil je breekbare producten verzenden? Bescherm de producten dan ook extra goed. Het is het niet waard om bij breekbare producten te bezuinigen op de kwaliteit van de verpakking en opvulmateriaal. Als het product beschadigd raakt tijdens het transport zul je duurder uit zijn dan wanneer je iets meer uitgeeft aan goed verpakkingsmateriaal. Ga je producten verzenden die laag in waarde zijn en minder kans hebben op beschadigen? Dan is het aan te raden om zelf na te gaan of extra opvulling of bescherming de moeite waard is (prijstechnisch gezien). Let op! Breekbare goederen zijn in de meeste gevallen niet vergoed bij schade. Lees hiervoor ook deverzekeringsvoorwaarden van Parcel International goed door voordat je een verzekerde zending gaat verzenden.

Genoeg ruimte tussen product en verpakking

In stap 1 hebben is dit ook al genoemd, maar het is belangrijk dat we het nogmaals willen melden. Beperk de ruimte tussen de inhoud en de verpakking. Houd natuurlijk wel genoeg ruimte over voor opvulmateriaal om de inhoud te beschermen. Daarnaast heb je lagere verzendkosten wanneer de verpakking zo klein mogelijk gehouden wordt.

Beschermen en opvullen

Tegenwoordig is er genoeg keuze in bescherm- en opvulmateriaal. Welke je gebruikt, hangt natuurlijk af van het te verzenden product en welke tussenruimtes opgevuld moeten worden. Een aantal voorbeelden zijn: noppenfolie, schuim, luchtkussenzakjes, shredderkarton.

• Noppenfolie: Een allround opvulmiddel, perfect voor het opvullen van tussenruimtes en schokken op te vangen. Het is flexibel en geschikt om scherpe voorwerpen te verpakken.
• Schuim: Ideaal om producten met een fragiel oppervlak (bv. porselein en elektronica) stevig te verpakken om afdrukken en krassen te voorkomen.
• Luchtkussenzakjes: Dienen als stootkussens, die grote tussenruimtes kunnen opvullen. Ze wegen nagenoeg niks, maar gebruik deze niet om scherpe voorwerpen te beschermen.
• Shredderkarton: Het is een duurzaam en milieuvriendelijk opvulmiddel. Gemakkelijk te vormen om de inhoud. Dit gebruik je voornamelijk om tussenruimtes grof op te vullen.

Gebruik tape, géén plakband!

Wat we jammer genoeg weleens zien, zijn pakketten die met plakband geprobeerd zijn dicht te plakken. Plakband is niet breed en stevig genoeg om een kartonnendoos goed dicht te plakken. Gebruik dit dus zeker niet. Verschillende soorten tape zijn er gelukkig in overvloed, kies een goede kwaliteit tape met een minimale dikte van 50mm en een sterke lijmlaag. Zo heb je minder kans dat het pakketje dat het pakket beschadigd raakt tijdens het transport.

De juiste manier van dichtplakken

Er zijn verschillende technieken om een pakket goed dicht te plakken. De techniek hangt eigenlijk af van het gewicht van het pakket. Maar om altijd verzekerd te zijn van een goed dichtgeplakt pakket raden wij de H-techniek aan. Dit is de veiligste vorm van sluiting. Je kleeft de tape in het midden over de hele lengte van het pakket, ook een deel over de zijkanten. Twee tapestroken plak je vervolgens aan beide randen over de breedte van het pakket. De tape stroken vormen samen een H-vorm. Met deze plaktechniek zijn de belangrijkste randen en zijden goed dicht geplakt en beschermt.

Waarschuwingsstickers

Verzend je een breekbaar pakket, dan is het zeker geen slecht idee om een ‘breekbaar’ sticker op het pakket te plakken. Verzend je een product dat rechtop moet blijven staan (zoals flessen met een vloeistof erin), plak er dan een ‘this side up’ sticker op. Kan de inhoud beschadigd raken als het pakket opengesneden wordt met een mes? Gebruik dan een ‘niet snijden’ sticker of tape. Hiermee voorkom je mogelijke schade aan het product dat vervoerd wordt en laat je ook duidelijk zien aan de ontvanger dat je zorgvuldig omgaat met de zendingen.

Wil je voorkomen dat tijdens het transport het pakket ongemerkt wordt geopend? Gebruik dan een dubbel laags veiligheidstap. Bij het lostrekken van de tape blijft er een boodschap achter op het pakket zoals ‘void-open’. Zo weet de ontvanger direct dat het pakket tijdens het transport open gemaakt is. Deze veiligheidstapes worden voornamelijk gebruikt bij het versturen van elektronische onderdelen, privacygevoelige documenten en kostbare producten.

Het belang van een verzendlabel

Het verzendlabel is een klein element op de verzending maar toch van groot belang bij een soepel transportproces. Tijdens het transport wordt het verzendlabel gescand door elke schakel in het verzendproces. Elke scan is te zien in de Track & Trace van de zending. De scans de geven je de mogelijkheid het pakket te volgen. Op het verzendlabel staat duidelijk welke vervoerder verantwoordelijk is voor het transport. Het label dient dus eveneens als overeenkomst bewijs tussen jou en de vervoerder.

Gegevens juist invullen

Tijdens het boeken met Parcel International, vul je met gemak stapsgewijs alle informatie voor het verzendlabel in. Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens op de juiste manier op het label geprint worden. Het enige wat we aan jou vragen is te dubbel checken of je alle gegevens juist hebt ingevuld. Door alle haast is een foutje namelijk snel gemaakt. Klopt het verzendadres wel? Zijn er typefoutjes? Is de postcode juist? Check check dubbel check dus!

Is het verzendadres een bedrijfslocatie? Vergeet dan zeker niet de naam van het bedrijf mee in te vullen. Zo voorkom je misverstanden tijdens het bezorgen.

Geen labelprinter? Dan een labelpouch!

Particulieren of bedrijven die met grote regelmaat verzendingen doen, hebben hoogst waarschijnlijk een labelprinter in huis. Het label wordt in het juiste formaat geprint en je hoeft het alleen nog maar op het pakket te plakken. Maar een groot aantal particulieren hebben dit niet en printen de labels gewoon uit. Bij het printen is het vooral belangrijk dat de print kwaliteit goed is, zodat de barcode op het label te scannen is door de vervoerder. Is de inkt van je printen (bijna) op? Print dan zeker geen label omdat de kans groot is dat het label niet goed leesbaar is en de barcode niet te scannen is.

Wat we nog vaak genoeg tegenkomen zijn papieren labels die met plakband of tape zijn vast geplakt op het pakket. In het ergste geval zijn grote delen niet bedekt met tape waardoor het label beschadigd en onleesbaar kan raken en hierdoor niet meer gescand kan worden. Voorkom dit en gebruik een labelpouch. Dit is een klevende plastic hoes waarin het label goed beschermd is tegen water en andere mogelijke beschadigingen tijdens het transport.

Het pakket meten en wegen

Als je via Parcel International een zending boekt vragen wij altijd om de afmetingen (lengte x breedte x hoogte) en het gewicht in (kilo)gram. De grootte en het gewicht van de zending hebben natuurlijk invloed op de verzendkosten. Hoe groter of hoe zwaarder, hoe hoger de verzendkosten zijn.

Bij het afmeten is het handig om het pakket iets ruimer af te meten, rond af naar boven in hele getallen (dus geen komma getallen). Wat je ook kan doen is standaard 1 of 2 centimeter erbij rekenen.

Toeslagen ‘overweight’ en ‘oversize’ vermijden

Het pakket wordt bij de vervoerder nagewogen en nagemeten. Weegt het pakket toch zwaarder dan aangegeven, houd dan rekening met een toeslag “overgewicht”.

Is het pakket toch groter dan aangegeven, dan wordt de toeslag ‘overgrootte’ aangerekend.

Voorkom deze onnodige toeslagen door iets ruimer te meten en te wegen. En natuurlijk door goed te verpakken, waardoor het pakket niet kan indeuken en de afmetingen zal veranderen.

Extra verpakkingseisen

Bij internationale zendingen buiten de EU moet je pakket voldoen aan extra eisen. Zo moet de verpakking een val van 1,5 meter kunnen overleven. Verstevig de verpakking extra goed omdat het transportproces langer is en langs meer schakels gaat. Gebruik geen krantenpapier als opvulmiddel wegens cencuurregels in verschillende landen (zoals China).

Gevaarlijke goederen of vloeistoffen

Verzendt je gevaarlijke goederen of vloeistoffen buiten de EU dan is het verplicht om dit op de verpakking aan te geven. Dit doe je door bijvoorbeeld een gevarenetiket op het pakket te plakken zodat de vervoerders hiervan op de hoogte zijn. Daarnaast ben je verplicht om aan te geven om welke gevaarlijke stof het daadwerkelijk gaat. Dit doe je door het UN-nummer (identificatienummer voor gevaarlijk stoffen) te noteren op de commercial invoice.

Commercial invoice

Dit is een erg belangrijk exportdocument die bij elke commerciële verzending buiten de EU toegevoegd dient te worden. Ontbreekt dit formulier dan mag de douane de verzending annuleren en komt het retour. Op de commercial invoice staat exact wat, in welke hoeveelheid en met welke waarde vervoerd wordt. Via onze bookingtool vul je gemakkelijk alle gegevens in die nodig zijn voor de commercial invoice. Het document kun je vervolgens samen met het verzendlabel downloaden en printen.

Erg belangrijk op de commercial invoice is de HS-code, dit is een internationale goederencode om de te verzenden producten te identificeren. De douane let goed op of de commercial invoice correct is ingevuld. Check dus zeker alle gegevens die je invult voor de commercial invoice.

Print de commercial invoice voor de zekerheid 5 keer uit. Eén commercial invoice gaat mee de verpakking in, deze is voor de ontvanger. De rest stop je in de labelpouch bevestigd aan het pakket. Bewaar ook een commercial invoice voor jezelf. Mocht er een onenigheid zijn bij de douane dan heb je altijd de commercial invoice als bewijs. Bewaar deze dus goed!